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Adiral elige Direct-debits para su migración a SEPA

Tras más de diez años trabajando con el programa Exabanque, Adiral adopta Direct-debits, otra solución de Exalog, para la gestión de sus adeudos SEPA y sus mandatos. Entrevistamos a Katy Lehmann, responsable informática de los nuevos desarrollos tecnológicos.

¿Podría presentarnos a su empresa?
Adiral es una asociación de ayuda al tratamiento médico a domicilio fundada en 1983. Tras su salida del hospital, nuestros pacientes son sometidos al seguimiento de nuestros especialistas: técnicos, médicos, enfermeros, asistentes sociales, etc. Informamos simultáneamente al médico que los ha visitado en el hospital y a su médico de cabecera. Nuestra actividad se centra en los problemas respiratorios, pero también en la perfusión, la alimentación enteral o, incluso, la aerosolterapia. Contamos con unos 6000 pacientes. Las 85 personas que trabajan en Adiral son asalariados y, aunque nuestro estatuto jurídico es el de una asociación, funcionamos como una sociedad mercantil.

¿Qué puesto ocupa usted dentro de la empresa?
Soy informática responsable de los nuevos desarrollos tecnológicos. Me encargo de la configuración de Direct-debits y de Exabanque, la primera solución de Exalog a la que estamos suscritos desde hace ya diez años. Además, he tenido ocasión de utilizar el programa, ya que en aquella época era contable. Hoy es el departamento de contabilidad, formado por tres personas, el que utiliza las dos soluciones de Exalog. Mi carrera en Adiral me ha permitido estar al tanto de los problemas técnicos (configuración e informática) y del oficio (contabilidad).

¿En qué contexto y por qué motivos escogieron los programas de Exalog?
Fue nuestro banco quien nos aconsejó la versión de Exabanque que instalamos hace ya muchos años. En aquella época, la solución respondía a la perfección a nuestras necesidades. La utilizábamos para realizar los adeudos por domiciliación y las transferencias, así como para consultar los extractos bancarios. A comienzos de la década del 2000, cuando Exalog decidió adoptar el modo SaaS (Software as a Service), pasamos de la versión instalada de Exabanque a su versión web sin dificultades. Con la llegada de SEPA, necesitábamos una solución que nos permitiera gestionar los mandatos. Fue entonces cuando Exalog nos ofreció su programa Direct-debits.

¿Podría contarnos algo más sobre la migración desde la aplicación instalada de Exabanque a su versión web (SaaS)?
La migración de nuestros datos se llevó a cabo de forma muy sencilla. Los equipos de Exalog se encargaron de importar nuestros datos en Exabanque web. Además, configuraron el programa. Tanto en lo que respecta a la puesta en marcha como a su uso, nada nos supuso una revolución, ya que la migración fue fluida.

¿Cómo se enteraron de la migración al formato SEPA?
Empezamos a interesarnos a comienzos del año 2013, tras una jornada de presentación organizada por nuestro banco, a la que asistí personalmente. Rápidamente fuimos conscientes de que la gestión de los mandatos plantearía problemas y que necesitábamos una solución adaptada. Así pues, decidimos ocuparnos de la migración SEPA lo antes posible.

¿Por qué razones decidieron aplicar la conversión de archivos?
En primer lugar, adoptamos Direct-debits para la gestión de los registros de vencimiento. Muy pronto también pusimos en marcha el módulo de conversión de archivos, ya que la herramienta que utilizábamos no era compatible con SEPA. Así, pudimos evitar tener que ponernos en contacto con cada uno de nuestros clientes para solicitarles su IBAN, sin dejar de cumplir con la norma. Hoy por hoy, los nuevos pacientes se registran directamente en el programa. Ya no utilizamos el módulo de conversión. Sin embargo, en lo que respecta a Exabanque, seguimos utilizando la herramienta de conversión con unos 400 pacientes a los que enviamos, por transferencia, una cuota correspondiente al consumo eléctrico de sus aparatos. El programa que gestiona estas cuotas no ha evolucionado, por lo que tenemos que convertir los datos de los clientes para poder realizar los pagos. De aquí a un mes, tenemos previsto cambiar esta herramienta, ahora obsoleta, y ya no será necesario recurrir a ninguna conversión.

¿Cómo se llevó a cabo la implantación?
La migración a SEPA no fue tan sencilla como las operaciones anteriores. La información que nos facilitó nuestro banco era confusa y, al principio, la asistencia de Exalog no fue demasiado clara. Sin embargo, Exalog reaccionó rápidamente y me ofreció una asistencia adaptada que me permitió tomar las riendas del programa. Más tarde, varias actualizaciones de Direct-debits resolvieron algunos bloqueos y mejoraron la herramienta. En general, la implantación se llevó a cabo de manera fluida.

¿Qué balance hacen de su migración a SEPA?
Sin duda, los comienzos fueron difíciles, aunque todo se resolvió a finales de 2013, cuando un nuevo contacto de Exalog me enseñó el contenido de manera sencilla. A comienzos de 2014, llevamos a cabo la migración íntegra de nuestros pacientes a SEPA, en un primer momento para los adeudos por domiciliación y, posteriormente, para las transferencias. Todo transcurrió muy bien.

¿Qué conclusiones podría extraer del uso de Direct-debits?
Encontré especialmente útil la herramienta de conversión cuando necesitamos utilizarla. Simplemente tuvimos que crear las plantillas e importar después los datos de los pacientes para convertirlos. Hoy en día, para gestionar nuestros registros de vencimientos, nos basta con actualizar las sumas y los identificadores de los pacientes registrados en la base de datos para realizar nuestros adeudos por domiciliación. En general, debo decir que Direct-debits es una herramienta práctica e intuitiva, algo de agradecer.

En su opinión, ¿la aplicación podría mejorarse?
Sí, claro. Yo misma expresé mi deseo de que evolucionara para automatizar la puesta a cero de las sumas variables al importarlas en Direct-debits. Actualmente, es una operación que hago a mano. Exalog me ha comunicado que dicha mejora se introducirá a comienzos del año 2015.

El punto de vista de Exalog
Sophie Morel, Directora de Comunicación

Queremos responder lo mejor posible a las expectativas de nuestros clientes y, por ello, estamos atentos a sus demandas de mejora. Mejoramos continuamente nuestros programas gracias a las opiniones de los usuarios, como demuestra el testimonio de la señora Lehmann. Una vez actualizada la aplicación, todos nuestros clientes disfrutan de la novedad aportada y de la versión más reciente del programa sin ningún coste adicional.