L’Adiral choisit Direct-debits pour son passage au SEPA
Après plus de dix ans passés à travailler sur le logiciel Exabanque, l’Adiral adopte Direct-debits, une autre solution de l’éditeur Exalog, pour gérer ses prélèvements SEPA et ses mandats.
Rencontre avec Katy Lehmann, Responsable informatique des nouveaux développements.
Pouvez-vous nous présenter votre société ?
L’Adiral est une association d’aide aux traitements à domicile fondée en 1983. Après leur sortie de l’hôpital, nos patients sont suivis par nos spécialistes : techniciens, médecins, infirmières, assistantes sociales, etc. Nous rendons compte à la fois au médecin qu’ils ont vu à l’hôpital et à leur médecin traitant. Notre activité est centrée sur les problématiques respiratoires, mais aussi la perfusion, la nutrition entérale ou encore l’aérosolthérapie. Nous dénombrons environ 6.000 patients. Les 85 personnes qui travaillent chez l’Adiral sont salariées, et bien que nous possédions le statut d’association, nous fonctionnons comme une société commerciale.
Quelle est votre position au sein de la société ?
Je suis informaticienne en charge des nouveaux développements. J’effectue les paramétrages sur Direct-debits et Exabanque, première solution d’Exalog à laquelle nous avons souscrit, il y a dix ans. J’ai d’ailleurs eu l’occasion d’utiliser ce logiciel car à l’époque j’étais comptable. Aujourd’hui c’est le service comptabilité, composé de trois personnes, qui utilise les deux solutions d’Exalog. Mon évolution au sein de l’Adiral me permet aujourd’hui d’être au fait des problématiques techniques (paramétrage, informatique) et métier (comptabilité).
Dans quel contexte et pour quelles raisons avez-vous choisi les logiciels d’Exalog ?
C’est sur les conseils de notre banque que nous avons mis en place la version installée d’Exabanque il y a de nombreuses années déjà. A l’époque, la solution correspondait pleinement à notre besoin. Nous l’utilisions pour réaliser nos prélèvements et nos virements et consulter nos relevés bancaires. Au début des années 2000, lorsqu’Exalog a décidé d’adopter le mode SaaS (Software as a Service), nous avons migré de la version installée d’Exabanque vers sa version web, sans difficulté. Lors de la mise en place du SEPA, nous avions besoin d’une solution qui nous permette de gérer les mandats. Exalog nous a alors proposé son logiciel Direct-debits.
Pouvez-vous nous en dire plus sur votre passage du logiciel installé Exabanque à sa version web (SaaS) ?
La migration de nos informations s’est déroulée très simplement. Les équipes d’Exalog se sont chargé de l’importation de nos données dans Exabanque web. Elles ont aussi réalisé le paramétrage du logiciel. Tant au niveau de la mise en place que de l’utilisation, rien de tout ça n’a été une révolution pour nous, tant la migration a été souple.
Comment avez-vous entendu parler du passage au format SEPA ?
Nous nous y sommes intéressés au début de l’année 2013, après une journée de présentation proposée par notre banque et à laquelle j’ai personnellement assisté. Nous avons rapidement pris conscience que la gestion des mandats allait poser problème, et qu’il nous fallait une solution adaptée. Nous avons donc décidé de nous occuper de la migration SEPA le plus rapidement possible.
Pour quelles raisons avez-vous décidé de mettre en place la conversion de fichier ?
En premier lieu, nous avons adopté Direct-debits pour la gestion des échéanciers. Puis nous avons rapidement mis en place le module de conversion de fichiers car l’outil que nous utilisions n’était pas compatible avec le SEPA. Cela nous a permis d’éviter de contacter chacun nos clients pour leur demander leurs IBAN, et d’être compatible avec la norme. Aujourd’hui, les nouveaux patients sont enregistrés directement dans le logiciel. Nous n’utilisons plus le module de conversion. Du côté d’Exabanque cependant, nous continuons à utiliser l’outil de conversion pour environ 400 patients, auxquels nous reversons par virement un forfait pour la consommation électrique de leurs machines. Le logiciel qui traite ces forfaits n’a pas évolué, il nous faut donc convertir les données clients afin de pouvoir réaliser les paiements. D’ici un an nous envisageons de changer cet outil obsolète, et nous n’aurons plus besoin de réaliser de conversion.
Comment s’est déroulée votre implémentation ?
Le passage au SEPA ne s’est pas passé aussi simplement que les précédentes opérations. Les informations fournies par notre banque étaient confuses et l’assistance d’Exalog a d’abord manqué de clarté. Mais cette dernière a été réactive et m’a apporté par la suite une aide adaptée qui m’a permis de bien prendre l’outil en main. Plus tard, plusieurs mises à jour de Direct-debits ont levé certains blocages et amélioré le logiciel. Globalement, l’implémentation s’est déroulée de manière souple.
Quel bilan pouvez-vous faire de votre passage au SEPA ?
Les débuts ont certes été laborieux, mais tout s’est finalement clarifié à la fin 2013 lorsqu’un nouvel interlocuteur chez Exalog m’a présenté les choses de manière simple. Début 2014 nous avons migré la totalité de nos patients en SEPA pour les prélèvements dans un premier temps, et enfin pour les virements. Tout s’est très bien passé.
Quelles conclusions pouvez-vous tirer de l’utilisation de Direct-debits ?
J’ai particulièrement apprécié l’outil de conversion lorsque nous avons eu à l’utiliser. Nous avons juste créé les maquettes pour ensuite importer les données des patients et les convertir. Aujourd’hui, pour traiter nos échéances, il nous suffit simplement de mettre à jour les montants et les identifiants des patients enregistrés en base de données pour réaliser nos prélèvements. Globalement, je dois dire que Direct-debits est un outil pratique et intuitif, ce qui est appréciable.
Le logiciel pourrait-il être amélioré selon vous ?
Oui, effectivement. J’ai formulé une demande d’évolution pour automatiser la mise à zéro des montants variables lors de leur importation dans Direct-debits. Actuellement, c’est une opération que je réalise manuellement. Exalog m’a fait savoir que cette évolution sera effective au début de l’année 2015.
Le point de vue d'Exalog
Nous souhaitons répondre au mieux aux attentes de nos clients, c’est pourquoi nous sommes attentifs à leurs demandes d’évolutions. Nous enrichissons continuellement nos logiciels grâce aux remarques des utilisateurs, comme l’illustre le témoignage de Madame Lehmann. Une fois l’application mise à jour, l’ensemble de nos clients bénéficie de la nouveauté livrée, et de la version la plus récente du logiciel sans frais supplémentaires.